部下の成長を阻む「曖昧な指示」を脱却する｜言葉の精度を向上させ組織の生産性を最大化する

上司

「あんなに丁寧に説明したのにどうして伝わらないのか。」

現代のビジネス環境において、組織の生産性を左右するのは「言葉の精度」であると言っても過言ではありません。
上司の方々のなかには、部下に丁寧に説明をしているつもりでも、なぜか意図が正しく伝わらず、業務のやり直しや進捗の遅れが発生している現状に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
原因は部下の理解力不足だけではありません。ぜひ、上司側の「言語化の精度」の見直しも行ってみてください。
明確な言葉によって部下の迷いが消えれば、業務の再生産コストは大幅に削減され、チーム全体のモチベーション向上、組織全体の生産性向上にも寄与します。
本記事では、

・具体的なフレームワークを用いた指示出しの方法
・部下の伝える力を育てるトレーニング手法

を詳しく解説いたします。
組織全体のコミュニケーションの質を高め、生産性を向上させるため、ぜひ最後までお読みくださいね。

迷わず行動できる指示の出し方

部下への指示を

上司

「いい感じにまとめておいてください！」
「積極的に動いていただきたいです！」

など抽象的な表現で行うことに、心当たりがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

このような曖昧な指示や感覚に頼った指示は、上司と部下の間に認識のズレを生む大きな要因となります。
認識のズレが原因で、業務の手戻りが発生したり、部下のモチベーションが下がったりしてしまう事態は、なんとしても避けなければなりません。

5W1H＋期待値のフレームワーク

認識のズレを解消し、部下が迷わず動けるように翻訳するための整理法として5W1H＋期待値のフレームワークを紹介します。
以下のステップにしたがって、部下への指示を見直してみてください。

STEP1:5W1Hによる状況の具体化

指示を出すときは、誰に（Who）、何を（What）、いつまでに（When）、どこで（Where）、なぜ（Why）、どのように（How）の5W1Hの項目を漏れなく伝えましょう。

上司

「来週の水曜15時までに、営業会議で使用する新サービスの提案資料をパワーポイント10枚以内で作成してください。目的は予算承認を得るためです。」

など、条件を具体的に提示します。

STEP2:期待値の明示

さらに重要なのは、目指すべき成果のレベルを数値や言葉で明確に示すことです。

上司

「単に資料を出すだけでなく、役員の承認率80％以上を目指せる根拠が明確な内容にしてほしいです。」

などと、具体的なゴールを数字や成果の言葉にします。

STEP3:理解の相互確認

指示を出して終わりにせず、伝わったかどうかを確認する時間をしっかり設けてください。

上司

「今の説明を受けて、具体的にどのような構成で進めようと考えているか教えていただけますか？」

と問いかけます。その場でのフィードバックを通じて、認識の相違を未然に防ぐことが可能になります。

上記の仕組みを導入することで、部下は迷わず安心して業務に取り組むことができ、上司も「伝わっていない」ストレスから解放されますよ。
上司の言語化の力が、組織の生産性につながっていくのです。

部下の伝える力を養う「段階的言語化トレーニング」

一方で、組織の生産性を高めるためには、部下側の「伝える力」の向上も欠かせません。
上司からの問いかけに対し

部下

「順調です」
「多分大丈夫です」

などの曖昧な返答しか返ってこない場合、上司は正確な進捗判断ができず、適切なサポートのタイミングを逸してしまいますよね。

部下の言語化力が低いのは、努力の問題ではなく、論理的に情報を整理して伝える訓練が不足している場合がほとんどです。
ぜひ、以下の「段階的言語化トレーニング」のステップを用いて、「伝える力」＝「感覚を具体的な言葉に変える力」の育成を仕組み化してくださいね。

STEP1:事実と意見を分けて話してもらう

客観的な事実（数字や起きたこと）と、主観的な意見（自分の考えや予測）を分けて話す習慣を身に付けてもらいましょう。
「売上が前月比で10％向上した（事実）」ことと、「リピート率が低下しているため対策が必要だ（意見）」を区別することで、情報の透明性が高まります。

STEP2:曖昧な表現を数値で表してもらう

部下が「多い」「順調」といった言葉を使った際、すかさず

上司

「具体的にどのくらいの数字ですか？」

と聞き返してみてください。
継続することで、部下は常に数字で語る癖を身に付けていきます。

STEP3:話を構造化して伝えてもらう

話の順番を結論→理由→具体例の順で構成するよう指導してみてください。
結論から話す習慣が定着すれば、コミュニケーションのスピードは格段に上がります。

部下が自らの状況を的確に言語化できるようになれば、上司の判断スピードも向上し、チーム全体にポジティブな循環が生まれ、生産性の最大化につながりますよ。

まとめ｜言葉の精度が組織の生産性を最大化する

言葉の曖昧さを排除し、精度を高めることは、決して特別な才能が必要なわけではありません。
誰でも日々の意識と訓練によって習得可能なスキルです。

・上司が「5W1H＋期待値」で明確に指示を出しする
・「段階的言語化トレーニング」で部下の伝える力を育てる

上記のシンプルな改善を徹底するだけで、組織全体の信頼関係はより強固になり、実行スピードも飛躍的に向上しますよ。
言葉が変われば、チームの行動が変わり、やがては組織の結果が変わります。
本記事の内容を現場で実践していただくことで、より強靭で自律的な組織へと成長されることを切に願っております。